어제 버전으로 되돌리고 싶은데, 방법이 없었던 날

여러 명이 같이 손을 대는 예산안 파일에서, 누군가 실수로 중요한 수식을 지워버린 채로 그날 작업이 끝난 적이 있습니다. 문제를 발견했을 땐 이미 여러 번 저장이 된 뒤라, "몇 시간 전 상태로 되돌릴 방법이 없을까" 하고 한참 찾아봤던 기억이 납니다. 알고 보니 클라우드에 저장된 파일이라면 이전 버전으로 되돌리는 기능이 이미 있었는데, 그걸 모르고 계속 헤맸던 거였습니다. 오늘은 여러 사람이 같이 쓰는 파일을 다룰 때 알아두면 좋은 공유, 공동편집, 버전 기록 기능을 정리해보겠습니다.

클라우드에 저장해야 이 기능들을 쓸 수 있다

지금부터 다루는 기능들은 파일이 원드라이브나 셰어포인트 같은 클라우드 위치에 저장되어 있어야 작동합니다. 회사 컴퓨터 로컬 드라이브나 USB에 저장된 파일은 이 기능들을 쓸 수 없으니, 협업이 필요한 파일이라면 클라우드 저장을 먼저 고려하시는 게 좋습니다.

파일 공유하기

[파일] → [공유] 또는 화면 오른쪽 위의 [공유] 버튼을 클릭하면, 함께 작업할 사람의 이메일을 입력해서 파일에 접근 권한을 줄 수 있습니다. 이때 '편집 가능'과 '보기만 가능' 중 권한을 선택할 수 있는데, 검토만 받아야 하는 문서라면 보기 권한으로 제한해두는 게 실수를 줄이는 방법입니다.

동시 편집하기

클라우드에 저장된 파일을 여러 명이 동시에 열면, 각자 다른 색깔의 커서로 서로가 어느 셀을 편집하고 있는지 실시간으로 확인할 수 있습니다. 한 사람이 값을 입력하면 다른 사람 화면에도 거의 즉시 반영됩니다.

실무 예시: 부서별로 각자 담당 구역만 입력하기

예산안 파일을 부서별로 나눠서 동시에 입력해야 한다면, 이전 글에서 다룬 '범위 편집 허용' 기능과 함께 쓰면 좋습니다. 각자 자기 부서 구역만 수정 권한을 받은 상태에서 동시에 접속해서 입력하면, 한 사람씩 순서를 기다릴 필요 없이 동시에 작업이 끝납니다.

버전 기록으로 이전 상태 확인하고 되돌리기

이번 글에서 가장 중요하게 다루고 싶은 기능입니다. [파일] → [정보] → [버전 기록] (또는 파일 이름 옆의 드롭다운 화살표 → [버전 기록])을 클릭하면, 지금까지 저장된 시점들의 목록이 시간 순서대로 나타납니다.

사용 순서

1. 버전 기록 목록에서 되돌리고 싶은 시점을 클릭합니다.
2. 그 시점의 파일 내용이 미리보기로 나타납니다.
3. 확인 후 [복원]을 누르면 그 시점의 상태로 파일이 되돌아갑니다.

여기서 안심할 수 있는 부분은, 복원해도 그 사이의 기록이 완전히 사라지지 않는다는 점입니다. 복원은 현재 상태를 그 이전 시점으로 되돌리는 것뿐이고, 버전 기록 자체는 계속 누적되어 남아 있습니다. 만약 복원한 게 잘못된 선택이었다면, 다시 버전 기록에서 최신 시점을 찾아 되돌릴 수도 있습니다.

자동 저장과 버전 기록의 관계

클라우드 파일은 보통 자동 저장(AutoSave)이 켜져 있어서, 입력할 때마다 거의 실시간으로 저장됩니다. 이게 편리하기도 하지만, 실수로 지운 내용도 바로 저장되어버린다는 뜻이기도 합니다. 그래서 여러 사람이 같이 쓰는 파일일수록, 뭔가 잘못됐을 때 버전 기록으로 되돌릴 수 있다는 걸 미리 알아두는 게 중요합니다.

특정 시점의 내용만 확인하고, 복원은 하지 않기

꼭 되돌리지 않더라도, 버전 기록에서 특정 시점을 클릭해서 열어보기만 할 수도 있습니다. "지난주 이 시점에는 이 수식이 어떻게 되어 있었지"처럼 과거 상태를 참고만 하고 싶을 때, 복원 버튼을 누르지 않고 그냥 확인만 하고 현재 파일로 돌아오면 됩니다.

특정 시점에 이름을 붙여서 저장해두기(명명된 버전)

중요한 시점(예: 최종 제출 직전, 1차 검토 완료 시점)을 나중에 쉽게 찾아볼 수 있도록, 버전에 이름을 붙여서 저장할 수도 있습니다. [파일] → [정보] → [버전 기록]에서 현재 버전에 이름을 붙이는 옵션을 통해, "1차 검토 완료본"처럼 표시해두면 나중에 수십 개의 자동 저장 버전들 사이에서 중요한 지점을 훨씬 빠르게 찾을 수 있습니다.

자주 하는 실수 정리

• 로컬 드라이브에 저장된 파일에서 버전 기록을 찾다가 기능이 없어서 당황하는 경우: 이 기능은 클라우드 저장 위치에서만 작동합니다.
• 동시 편집 중에 같은 셀을 여러 명이 동시에 수정해서 충돌이 생기는 경우: 부서별로 담당 구역을 미리 나눠두거나, 범위 편집 허용으로 각자의 영역을 구분해두면 이런 충돌을 줄일 수 있습니다.
• 버전 기록에서 복원하면 최신 작업 내용이 완전히 사라진다고 오해하는 경우: 복원해도 버전 기록 자체는 계속 남아 있으므로, 필요하면 다시 최신 시점으로 돌아갈 수 있습니다.
• 중요한 시점을 명명해두지 않아서, 나중에 수십 개의 버전 중에서 원하는 시점을 못 찾는 경우: 중요한 마일스톤 시점에는 이름을 붙여두는 습관을 들이면 나중에 찾기 훨씬 쉬워집니다.

마치며

여러 사람이 함께 쓰는 파일은 편리한 만큼, 실수도 더 쉽게 퍼질 수 있습니다. 버전 기록 기능을 알아두면, 누군가 실수로 데이터를 지우거나 잘못 수정했을 때도 당황하지 않고 이전 상태로 침착하게 되돌릴 수 있습니다. 지금까지 이 시리즈에서 다룬 여러 기능들을 활용해서 만든 파일이라면, 그만큼 더 소중하게 지킬 수 있는 방법이니 협업 파일을 다루신다면 꼭 알아두시길 추천드립니다.