보고용 차트 만들기

임원 보고 자료를 준비할 때마다 느꼈던 게 있습니다. 숫자로 빼곡한 표를 그대로 올리면 다들 한참을 들여다봐야 하는데, 같은 데이터를 차트 하나로 바꿔서 올리면 발표 시작하자마자 "아, 이번 분기는 3분기가 확실히 좋았네"라는 반응이 바로 나옵니다. 피벗테이블로 집계까지는 잘 하는데 차트는 어떻게 만들어야 할지 막막해하는 후배들을 꽤 봤는데요. 오늘은 앞서 다룬 피벗테이블 데이터를 활용해서 보고용 차트를 만드는 방법을 정리해보겠습니다.

차트를 만들기 전에 생각해야 할 것

차트를 만들 때 가장 먼저 할 일은 종류를 고르는 게 아니라, "이 데이터로 무엇을 보여주고 싶은가"를 정하는 것입니다. 목적에 맞지 않는 차트를 쓰면 오히려 표보다 이해하기 어려워집니다.

• 시간에 따른 변화를 보여주고 싶다면: 꺾은선형 차트
• 항목 간 크기를 비교하고 싶다면: 세로 막대형 또는 가로 막대형 차트
• 전체에서 각 항목이 차지하는 비중을 보여주고 싶다면: 원형 차트
• 두 가지 수치의 관계를 보여주고 싶다면: 분산형 차트

실무에서는 이 중 꺾은선형과 막대형을 압도적으로 많이 씁니다. 원형 차트는 항목이 대여섯 개를 넘어가면 오히려 알아보기 어려워져서, 항목이 많을 때는 웬만하면 막대형으로 바꾸시는 걸 추천합니다.

차트 만드는 순서

1단계: 데이터 범위를 선택한다

차트로 만들 데이터 범위를 선택합니다. 항목명이 있는 첫 행과 첫 열도 함께 선택해야 차트에 자동으로 항목명이 표시됩니다.

2단계: 삽입 탭에서 차트 종류를 선택한다

[삽입] 탭 → [차트] 그룹에서 원하는 차트 종류를 클릭합니다. 어떤 차트가 적합한지 확신이 없다면 [추천 차트] 기능을 눌러보시면, 엑셀이 데이터 구조를 보고 몇 가지 형태를 추천해줍니다.

3단계: 피벗테이블 데이터라면 피벗 차트로 만든다

피벗테이블로 이미 집계한 데이터가 있다면, 피벗테이블을 선택한 상태에서 [피벗테이블 분석] 탭 → [피벗 차트]를 선택하면 됩니다. 일반 차트와 다른 점은, 원본 피벗테이블의 필터를 바꾸면 차트도 자동으로 같이 바뀐다는 것입니다. 부서별 필터를 클릭 한 번으로 바꿔가며 여러 부서의 추이를 발표 중에 바로 보여줄 수 있어서, 보고 자료를 만들 때 특히 유용합니다.

실무 예시: 월별 매출 추이를 꺾은선형 차트로

피벗테이블로 만든 부서별, 월별 매출 요약표가 있다고 가정해봅시다. 이 데이터에서 특정 부서의 월별 추이만 보여주고 싶다면, 피벗차트를 만든 뒤 필터에서 해당 부서를 선택하고 꺾은선형으로 표시합니다. 매출이 오르고 내리는 흐름이 표보다 훨씬 직관적으로 눈에 들어옵니다.

보고용 차트를 다듬을 때 실무 팁

불필요한 요소는 과감히 지운다

기본으로 삽입되는 차트에는 눈금선, 범례, 축 제목 등이 잔뜩 붙어 있는데, 보고 자료에서는 이 중 필요한 것만 남기고 나머지는 지우는 게 좋습니다. 차트를 클릭한 뒤 오른쪽 위 [+] 버튼을 누르면 어떤 요소를 넣고 뺄지 체크박스로 조절할 수 있습니다.

강조하고 싶은 항목만 색을 다르게 준다

막대형 차트에서 모든 막대가 같은 색이면 어디를 봐야 할지 눈에 잘 안 들어옵니다. 강조하고 싶은 막대 하나만 클릭(정확히는 두 번 클릭해서 해당 막대만 선택)한 뒤 색을 다르게 지정하면, 보고 중에 자연스럽게 시선이 그쪽으로 모입니다. 실적 보고에서 목표를 초과 달성한 달만 색을 다르게 준다거나 할 때 자주 쓰는 방법입니다.

데이터 레이블로 숫자를 직접 보여준다

차트만 봐서는 정확한 수치가 얼마인지 가늠하기 어려울 때가 있습니다. 차트를 선택한 뒤 [차트 요소 추가] → [데이터 레이블]을 켜면 막대나 점 위에 실제 숫자가 표시됩니다. 다만 항목이 너무 많으면 숫자가 겹쳐서 오히려 지저분해지니, 항목이 적을 때만 쓰는 게 좋습니다.

자주 하는 실수 정리

• 항목명 없이 숫자만 선택해서 차트를 만드는 경우: 항목명이 있는 첫 행/열을 함께 선택하지 않으면 범례나 축에 "계열1" 같은 의미 없는 이름이 뜹니다.
• 피벗테이블 원본이 바뀌었는데 피벗 차트를 새로 고침하지 않는 경우: 피벗 차트도 피벗테이블과 마찬가지로 원본이 바뀌면 새로 고침을 해줘야 반영됩니다.
• 한 차트에 너무 많은 항목을 욱여넣는 경우: 부서 10개, 월 12개를 한 차트에 다 넣으면 오히려 아무것도 안 보입니다. 정말 보여줘야 할 항목만 추려서 차트로 만드는 게 원칙입니다.
• 원형 차트를 항목이 많은 데이터에 쓰는 경우: 조각이 6~7개를 넘어가면 어차피 눈으로 구분이 안 되니, 이럴 때는 막대형으로 바꾸는 게 낫습니다.

마치며

차트는 결국 "숫자를 한눈에 이해시키는 도구"입니다. 화려하게 꾸미는 것보다, 보고받는 사람이 3초 안에 핵심을 파악할 수 있게 만드는 게 우선입니다. 피벗테이블로 데이터를 정리하셨다면, 그 데이터를 그대로 피벗 차트로 옮겨서 발표 자료에 활용해보시길 추천드립니다. 다음 편에서는 셀 참조 방식(상대, 절대, 혼합 참조)처럼 수식을 다룰 때 기본이 되지만 의외로 많이들 헷갈려하는 개념을 정리해보겠습니다.